Outlook Signatur ändern - so geht's!

Microsoft Outlook Signatur ändern - schnell und einfach erklärt!

Wie kann man die Outlook Signatur ändern? Früher, als man noch alle Briefe in Papierform verschickte, durfte die sogenannte Abschiedsformel auf keinen Fall fehlen. So etwas wie „Liebe Grüße“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ und dazu die persönliche Unterschrift war ein Muss. Aber wer sagt eigentlich, dass das heute im E-Mail-Verkehr nicht mehr so sein sollte? Wer mit Microsoft Outlook zum Beispiel in Windows 11 oder Windows 11 Home arbeitet, kann ganz einfach eine Outlook Signatur erstellen und jederzeit diese Outlook Signatur ändern.

Muss man eine Outlook Signatur erstellen?

Das kommt ganz darauf an, ob man eine rein private oder eine geschäftliche E-Mail schreibt. Im geschäftlichen Bereich ist eine Signatur unter E-Mails seit 2007 Pflicht.

Das heißt, dass für Selbstständige, Freiberufler oder Gesellschaften, sobald sie eine Rechnung oder ein Angebot per Mail versenden, als Absenderangabe die gleichen Informationen wie in einem Impressum stehen müssen.

Zwingend vorgeschrieben sind dabei diese Mindestangaben:

Name des Unternehmens
vollständiger Name des Inhabers
ladungsfähige Anschrift

Zum Glück lässt sich das mit Microsoft Outlook 2021 fast im Handumdrehen bewerkstelligen. Und ein tolles Firmenlogo, eine vorgefertigte Unterschrift oder auch ein Porträt des Absenders kann man auch ganz einfach integrieren, wenn man die Outlook Signatur erstellen will.

Und so wird’s gemacht

Beispielsweise in der Microsoft Outlook 2019 Multilanguage Vollversion mit dem Betriebssystem Windows 11 Pro oder Windows 11 Pro N lassen sich Signaturen automatisch an alle ausgehenden Mails anhängen. Auch ist es möglich, nur einzelne E-Mails mit einer Signatur zu versehen. Will man eine Outlook Signatur ändern, geht man ebenfalls so vor:

Dazu muss zunächst eine neue E-Mail-Nachricht geöffnet werden.
Im Menü „Nachricht“ die Option „Signatur“ auswählen.
Unter „Signatur zum Bearbeiten“nun die Option „Neu“ auswählen.
Im Dialogfeld „Neue Signatur“ der Signatur nun einen Namen geben.
Mit „Signatur bearbeiten“ die persönliche Abschiedsformel verfassen. Dabei lassen sich die Schriftart, Schriftgröße, Textausrichtung und Farbe einfach festlegen. Will man später die Outlook Signatur ändern, lässt sich jeder einzelne Punkt auch nachträglich noch bearbeiten.
Mithilfe der Option „Standardsignatur auswählen“im Dropdown-Menü „E-Mail-Konto“ nun zunächst das entsprechende Konto auswählen, dem die Signatur zugeordnet werden soll.

Tipp: Jedes E-Mail-Konto in Outlook, zum Beispiel in Windows 11 Education, kann man mit einer eigenen individuellen Signatur versehen. Je individueller und spezifischer diese ausfallen, desto persönlicher fühlen sich die Empfänger angesprochen. Im Business-Kontext kann das professioneller wirken.

Sollen alle Nachrichten die Signatur erhalten, im Dropdown-Menü „Neue Nachrichten“ eine der Signaturen auswählen.
Sollen nicht alle neuen Nachrichten automatisch eine Signatur erhalten, einfach (keine) anklicken
Soll die Signatur auch auf Antwortmails oder Weiterleitungen gezeigt werden, unter „Antworten/Weiterleitungen“eine entsprechende Signatur auswählen.
Ist das nicht erforderlich, die Standardoption (ohne) wählen.

Signatur einzeln manuell hinzufügen

Hat man sich dafür entschieden, dass nicht jede Mail automatisch mit einer entsprechenden Signatur versehen werden soll, lassen sich auch im Nachhinein noch einzelne Mails mit Unterschrift, Adresse, Bild etc. versehen.

Eine einzelne Mail auswählen und auf der Registerkarte „Nachricht“ die Option „Signatur“ wählen.

Im Flyoutmenü kann nun jede erstellte Signatur ausgewählt werden, um unter der einzelnen Nachricht angezeigt zu werden.

Bild, Logo und Unterschrift hinzufügen

Mit Microsoft Outlook lässt sich auch unter Windows 11 Enterprise und Windows 11 Pro for Workstation eine Signatur mit Bildern erstellen oder entsprechend die Outlook Signatur ändern.

Dazu in einer neuen E-Mail Signatur> Signaturen auswählen.
Im Feld „Signatur zum Bearbeitenauswählen“ die Signatur anklicken, die mit einem Logo, einem Bild oder mit der digitalisierten Unterschrift (als Bild) versehen werden soll.
Mit dem Symbol Bild nun eine entsprechende Bilddatei auf dem PC aussuchen und per „Einfügen“ mit der Signatur verbinden.
Mit einem rechten Mausklick auf das Bild unter der Registerkarte „Größe“ die Fläche des Bildes anpassen.

Tipp: Ist das Kontrollkästchen „Seitenverhältnis sperren“ aktiviert, bleiben die Bildverhältnisse erhalten.

Header Bild: ©monticellllo, stock.adobe.com

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Outlook, Word und Excel verknüpfen

Outlook, Word und Excel verknüpfen – so klappt's!

Wie man Microsoft Outlook, Word und Excel verknüpfen kann, zeigen wir in diesem Beitrag. Ob privat oder geschäftlich – die Office Suite auf dem PC erleichtert viele Arbeitsgänge und ermöglicht eine saubere Darstellung verschiedenster Dokumente. Mit Microsoft Word lassen sich formatierte Texte erstellen, Microsoft Excel ist das top Programm für Tabellenkalkulationen, Berechnungen und Datenverarbeitung. Und mit Microsoft Outlook schließlich werden sämtliche E-Mails verwaltet und mithilfe des integrierten Kalenders Termine organisiert.

Word und Excel verknüpfen

Gerade im Büroalltag ist es oft nötig, in ein Dokument von Microsoft Word eine Tabelle zu integrieren. Die kann man dann entweder im Programm selbst erstellen – oder ganz einfach mit einer Tabelle in Microsoft Excel verknüpfen.

Dazu zunächst die entsprechende Excel-Datei öffnen. Die Tabelle oder auch einzelne Abschnitte der Tabelle nun markieren und mit dem Tastaturbefehl „STRG+C“ kopieren.

Dann das Microsoft Word Dokument öffnen, in das die Tabelle oder Teile davon eingefügt werden sollen. Den Cursor jetzt an die Stelle lenken, an der die Tabelle erscheinen soll. Mit dem Tastaturbefehl „ STRG+V “ kann man sie nun genau da platzieren.

Der Nachteil ist allerdings, dass sich Änderungen an der Tabelle nun nur noch mit den Funktionen von Microsoft Word bewerkstelligen lassen. Komfortabler ist es, eine Excel Verknüpfung in Word einfügen zu können.

Wie man Word mit Excel verknüpfen kann:

Als erstes wieder die entsprechende Tabelle in Microsoft Excel markieren und per Kurzbefehl kopieren.
Im Dokument von Microsoft Word nun im Reiter „Start“ auf den Pfeil unter „Einfügen“ klicken und im Drop-Down Menü „Inhalte einfügen“ auswählen.
Im neuen Fenster auf den Punkt „Verknüpfung einfügen“ klicken.
Dann im Menüfenster „Microsoft Excel Arbeitsmappe Objekt“ auswählen und mit „Ok“ bestätigen.
Änderungen, die nun in Microsoft Excel an der Tabelle vorgenommen werden, erscheinen automatisch im Microsoft Word Dokument.

Microsoft Outlook mit Word und Excel verknüpfen

Mit einem Microsoft Konto ist es einfach, die Funktionen aller drei Tools miteinander zu harmonisieren. So lassen sich nicht nur Excel Verknüpfungen in Word einfügen. Sondern Aufgaben, Termine und Änderungen an verschiedenen Endgeräten von unterschiedlichen Mitarbeitern eingesehen werden.

Im ersten Schritt muss dazu die Symbolleiste für den Schnellzugriff vorbereitet werden.

Dazu mit der rechten Maustaste auf ein Symbol in der Symbolleiste klicken.
Die Option „Passen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an“ auswählen. Daraufhin öffnet sich ein neues Dialogfeld (je nach gewähltem Programm in Microsoft Word oder Microsoft Excel).
Im Eintrag „Symbolleiste für den Schnellzugriff“ in der Navigationsleiste im Listenfeld „Befehle auswählen“ den Punkt „Nicht im Menüband enthaltene Befehle“ wählen.
In der Liste „Microsoft Outlook-Aufgabe erstellen“ anklicken und aktivieren.

Einer der Vorteile dieser Option liegt darin, dass das Dokument, welches per Microsoft Outlook versendet wurde, auf dem ursprünglichen PC erhalten bleibt. Vor der Versendung kann man es „freigeben“ oder „sperren“, sodass eine Bearbeitung von anderen verhindert oder ermöglicht wird. Auf diese Weise lassen sich Aufgaben schnell und ohne Aufwand durch einen Programmwechsel verteilen.

Sinnvoll ist das Verteilen von Aufgaben beispielsweise, wenn gerade an einem Word Dokument oder einer Excel Tabelle gearbeitet wird. Und der Mitarbeiter zum Beispiel über eine aktuelle Terminänderung informiert werden soll. Dann muss diese neue Aufgabe nicht erst in Microsoft Outlook angelegt werden. Sondern kann direkt im gerade zu bearbeitendem Dokument angezeigt werden.

Hängen mit dem Dokument keine weiteren Aufgaben zusammen, lässt es sich an alle oder auch an einzelne Kontakte aus dem Adressbuch in Outlook versenden – ohne dass das Programm dafür gewechselt werden muss.

Über die Tabellenfunktion lassen sich zudem jederzeit neue Empfänger hinzufügen.

Tipp: Im Microsoft Word Dokument mit Textmarkern arbeiten

Arbeiten mehrere an einem Microsoft Word Dokument zusammen, ist es sinnvoll, besonders wichtige Textpassagen durch Marker zu kennzeichnen. Solche Lesezeichen ermöglichen gerade bei einem umfangreichen Dokument oder einem geteilten Verzeichnis, das mit Outlook geteilt wurde, die schnelle Auffindbarkeit bestimmter Abschnitte im Text. An diesen kann dann auch von bisher unbeteiligten Kontakten als Aufgabe zum Beispiel weiter gearbeitet oder Änderungen vorgenommen werden.